Qui peut assister à une réunion du conseil syndical ?

Il est d’usage d’entendre que le secteur de l’immobilier est à la traîne par rapport à la numérisation. La mise en œuvre de certains outils a peut-être été plus tard, mais une association comme FrenchPropTech, qui rassemble un certain nombre d’entreprises immobilières innovantes, compte maintenant près de 200 membres.

Ces dernières années, des lois ont été suivies et ont permis l’utilisation de nouveaux processus. Par exemple, la loi ELAN de novembre 2018 stipule que « les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale annuelle par la présence physique, la vidéoconférence ou d’autres moyens de communication électroniques permettant leur identification ». Cette autorisation est particulièrement appropriée dans la situation sanitaire actuelle.

A lire en complément : Pourquoi le prix de l’immobilier à la montagne augmente ?

Cependant, des éclaircissements sont nécessaires. En fait, le COVID 19 n’a pas permis de tenir normalement les assemblées générales, souvent parce que cet article de la loi ELAN a été ignoré ou que la mise en œuvre des conditions de dématérialisation impossible était. D’autre part, il y a beaucoup de commentaires sur les impossibilités techniques, les défaillances de sécurité ou les outils manquants.

C’ est donc la loi ELAN de novembre 2018 qui permet la tenue d’une assemblée générale des copropriétaires de manière dématérialisée. L’identification du copropriétaire est un problème clairement identifié et doit être exempt d’erreurs. Les copropriétaires auront également la possibilité d’exprimer leur position par « un vote par courrier avant la tenue de l’Assemblée Générale Annuelle au moyen d’un formulaire ». La loi ELAN fixe également les conditions d’utilisation de ce formulaire de vote en vente par correspondance. La volonté du législateur est de promouvoir l’engagement des copropriétaires lors de cette assemblée générale et d’augmenter le taux de participation des copropriétaires à la vie de la copropriété.

A découvrir également : Qu'est-ce une servitude de passage ?

Il semble évident que l’Assemblée générale, qui était présente physiquement et de loin, vise à atteindre l’objectif de la était. Plus de participants pour plus d’électeurs. Le démarrage soudain de COVID 19 a largement changé le jeu. Il ne s’agit plus d’encourager l’engagement, mais de pouvoir tenir les assemblées générales et les décisions qui ont coïncidé avec elles. Il convient donc de distinguer la période actuelle, qui pourrait être similaire à un régime particulier de la loi ELAN, de ses diverses règles d’application, qui représentent le régime général.

Réconciliation comme Pis-Go pendant le confinement.

En raison de l’impossibilité de regroupement et, par conséquent, de la tenue d’assemblées générales des copropriétaires, les professionnels ont largement utilisé la possibilité d’utiliser le vote par courrier. Nous n’entrerons pas dans la controverse sur l’absence de débat sur le vote par correspondance. Il s’agit d’un , et les experts l’ont utilisé pendant cette période exceptionnelle. Revenons au cas général et à la possibilité donnée par la loi de tenir des assemblées générales à la fois personnellement et à distance. La loi ELAN, dans son esprit, ne voulait pas ignorer la possibilité du débat, mais permettre à plus de copropriétaires de participer. Si nous pouvons revenir à une situation pré-pandémique, alors il était possible d’être physiquement présent aussi éloigné par des moyens électroniques, ce que la loi a essayé de favoriser. Il convient de noter que les frais d’entretien d’une A.G dématérialisée sont supportés par le syndicat des copropriétaires.

Outils disponibles

Lorsque ces éclaircissements seront terminés, nous devrions prendre note des outils disponibles. Un grand nombre de logiciels d’entreprise permettent aux Voter en vente par correspondance. Parmi les acteurs les plus importants du marché, POWIMO (SEIITRA) annonce une nouvelle façon de tenir des assemblées générales grâce à sa nouvelle interface, et à ce jour, a tenu 20 200 AG, dont 6 310 à distance.

De nombreux fournisseurs ont mis au point des solutions pour tenir des AGs avec des auditoires physiquement présents et des copropriétaires à distance par vidéoconférence ou systèmes audio. Mentionnons que les startups SyndicAppi, AG Connect, CoProvisio ou SYMENT ont développé toutes les applications qui permettent la détention à distance d’AG.

Les outils existent donc et de nombreux condominiums les utilisent déjà. Par exemple, AG Connect annonce que plus de 800 réunions générales de condominiums ont déjà eu lieu virtuellement ou en mode hybride (présence et distance) pour près de 60 000 participants. SYMENT annonce un taux de fréquentation de près de 65% des copropriétaires, avec un pic de 85% des taux de fréquentation. AG Connect explique : « À partir de maintenant, chaque copropriétaire a le choix de suivre son assemblée générale annuelle en personne, à distance, par la poste ou par procuration ». Toute copropriété peut demander que son Assemblée générale soit dématérialisée et ne peut être refusée.

Changements dans les habitudes

Nous avons vu que les outils techniques existent, qu’ils sont sûrs et conformes à la loi. Il y a quelques mois, certains experts étaient très sceptiques quant à l’idée de pouvoir démettre A.G. Aujourd’hui, ils présentent de nombreux avantages. Par exemple, Olivier SAFAR de la société du même nom nous explique, une AG dématérialisée avec une coordination fiable de l’extranet du copropriétaire. Pour lui, il est encore difficile de garder l’ensemble de l’AG de cette façon, car il est nécessaire d’éduquer les gens sur l’application de ces nouvelles méthodes. Cependant, il croit que dans un proche avenir ce sera un permettra une meilleure participation aux gaz grâce à la vidéoconférence. Il nous dit également que, pour améliorer l’efficacité et les objectifs éducatifs, il organise parfois des vidéoconférences avec les copropriétaires et organise la coordination ultérieurement. Sans cela, il y a une grande tentation pour le copropriétaire de voter contre tous les engagements.

Un autre syndic a interviewé Nicolas BEUN du groupe SERGIC. Ce dernier nous indique que le groupe SERGIC détenait 100 % de son AG en 2020, dont 92 % étaient en face à face et 8 % en vidéoconférence, soit 200 AG. Il est très satisfait de son partenariat avec AG Connect et nous dit que chaque copropriétaire reçoit un lien de connexion qui garantit une identification correcte de ce dernier. AG Connect dispose d’un traceur numérique qui identifie les personnes qui quittent l’AG ou rejoignent l’AG. Au moment du vote, le gestionnaire peut définir la résultat en direct et éventuellement identifier les lacunes de la majorité. Son logiciel d’entreprise est relié à AG Connect pour envoyer des assignations à comparaître.

Nouveaux usages

Nous avons vu que le syndic peut utiliser la vidéoconférence pour la pédagogie avec les copropriétaires ou le conseil syndical. Le vote sur la Loi sur le climat et la résilience mènera à de nombreuses interventions de la part du fiduciaire et des parties prenantes dans les futurs travaux de réhabilitation énergétique. La vidéoconférence peut aider et permettre une plus grande interaction avec les partenaires de condominiums. En fait, beaucoup de pédagogie est nécessaire à la loi, aux méthodes de financement de ce travail et au problème énergétique. Il est à espérer que plus d’explications seront présentées et plus le vote sera facile dans l’AG, et en ce sens, la vidéoconférence deviendra un allié de choix pour le syndic être.

Bien que les coûts de cette AG dématérialisée demeurent à la charge du syndicat des copropriétaires, il est souhaitable que chaque copropriété gérée signe un contrat spécifique pour l’AG dématérialisée. Les professionnels sont également invités à mobiliser leurs clients en fonction de leur solution, sinon le syndic devra s’adapter à toute solution choisie par le syndicat de copropriété.

trouve

L’ utilisation de la technologie numérique pour la tenue d’assemblées générales des copropriétaires est une occasion de secouer de nombreuses habitudes. Si la présence de copropriétaires est encore possible, une certaine « théâtralisation » de l’AG disparaîtra, ce qui devrait permettre de raccourcir le temps d’AG, de rationaliser les débats et d’accélérer la prise de décision.

Afin de soutenir le développement de la technologie numérique dans l’immobilier au cours des dernières années, j’estime que les outils existent et qu’ils sont conformes aux différents règlements. Ce qui est plus difficile à changer, ce sont les mentalités. L’utilisation de ces nouvelles applications et méthodes nécessite des habitudes de formation et d’utilisation. Si ces développements semblent si difficiles à mettre en œuvre, cela est dû à la réticence à changer et à la nécessité de former leur utilisation. Une fois maîtrisés, tous les joueurs de la copropriété seront surpris de ne pas les avoir utilisés auparavant.

Il appartient au professionnel de s’adapter rapidement, car le boîtier et bientôt le modèle numérique devront être rénovés énergiquement. Le travail est à l’aube d’une profonde révolution, assez pour attirer de nombreux jeunes.

Pour en savoir plus, participez gratuitement à la vidéoconférence « AG dématérialisée : les experts nous en parlent », qui se tiendra par Christophe Voiret le 29 avril à 17h a été organisé