Oubliez les chemins balisés : l’enregistrement d’un contrat de bail n’est pas une simple formalité administrative. C’est une étape qui change tout pour le locataire comme pour le propriétaire. Derrière ce geste bureaucratique, se joue la stabilité d’un toit, la sécurité d’un investissement, parfois même la sérénité du quotidien.
En donnant à un contrat de location une date officielle, l’enregistrement lui offre une force juridique difficile à contester. À partir de cet instant, toute vente de l’immeuble n’efface pas les droits du locataire : le nouveau propriétaire reprend le bail tel quel, sans pouvoir expulser le locataire à la légère. C’est un rempart solide contre les mauvaises surprises lors d’un changement de main.
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Dans certains cas, si le bail n’a pas été enregistré alors que le logement sert de résidence principale pour plus de trois ans, le locataire dispose d’un droit de résiliation immédiat, sans préavis. Inversement, si le propriétaire a pris soin d’enregistrer le bail d’un appartement utilisé comme résidence principale, le locataire devra respecter une procédure pour mettre fin au contrat. La loi veille, et protège chaque partie, à condition d’avoir respecté la règle du jeu.
Pour les baux mixtes, où une partie du bien est louée à usage commercial et une autre pour l’habitation, le propriétaire doit séparer les revenus pour la fiscalité : chaque portion (commerciale et résidentielle) est imposée individuellement. Si le bail n’est pas enregistré, la totalité des loyers perçus est alors soumise à l’impôt, sans distinction. L’administration ne plaisante pas avec les oublis.
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L’enregistrement est aussi imposé pour les baux portant sur des locaux non résidentiels : entrepôts, parkings, terrains, locaux industriels… Dans ces situations, c’est le locataire qui doit enregistrer le bail. S’il néglige cette formalité, il ne pourra pas déduire les loyers dans sa comptabilité, et en cas de contrôle fiscal, ces charges seront tout simplement rejetées.
À quoi ressemble l’enregistrement d’un bail ?
Concrètement, le bureau compétent consigne dans un registre les données essentielles du bail écrit. Un cachet officiel est apposé sur le contrat, preuve indiscutable que le document a bien été pris en compte. Ce sceau marque la date d’enregistrement et authentifie la relation locative.
Comment procéder à l’enregistrement d’un contrat de location ?
Pour être accepté, le contrat doit mentionner un certain nombre d’informations. Voici ce qu’il faut impérativement y faire figurer :
- Identité complète du propriétaire : nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro national, adresse
- Identité complète du locataire : nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro national, adresse
- Pour une société : numéro d’entreprise, nom et adresse du siège social. À défaut de numéro d’entreprise, un certificat attestant de son absence ou une déclaration sur le document
- Adresse précise et description détaillée du bien, avec mention des différentes parties et, si possible, des références cadastrales
- Date de prise d’effet de la location ainsi que la durée exacte du bail (dates de début et de fin recommandées)
- Montant du loyer et des charges
- Date de signature
- Signatures manuscrites du propriétaire et du locataire sur chaque exemplaire transmis
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour enregistrer un bail :
| si vous choisissez… | Alors… |
| L’application en ligne MyRent | , Remplissez le contrat dans l’application, imprimez-le, faites-le signer ;, numérisez-le au format PDF ;, envoyez-le via MyRent en version PDF ;, respectez les instructions à jour de la plateforme. Vous recevrez ensuite une confirmation de réception du bureau d’enregistrement, qui valide la démarche. |
| courrier postal | Le bureau vous retournera le contrat enregistré. Indiquez bien l’adresse à laquelle le retour doit être effectué si elle diffère de celle figurant sur le contrat. Trois exemplaires sont requis lors de l’envoi. |
| Dépôt au bureau | Remettez (ou faites déposer par un mandataire) trois exemplaires du contrat auprès du bureau d’enregistrement compétent. |
Quelques précisions : le document transmis doit toujours porter les signatures des deux parties. Le bureau d’enregistrement vous renverra le contrat enregistré par courrier, à moins que vous n’ayez choisi de le récupérer vous-même sur place.
Où déposer un contrat de location ?
Le bureau d’enregistrement compétent dépend de la localisation du bien. Pour identifier le bon interlocuteur, le site http://finances.belgium.be/fr/bureaux propose un outil pratique. Voici comment procéder :
- Accédez au Guide Office via le lien indiqué (lien externe)
- Sélectionnez « CITOYENS/ORGANISATION » dans le menu de gauche
- Choisissez le thème approprié
- Renseignez les mots « Inscription » et « Leasing of Imfurnnes » dans les champs requis (un terme par champ)
- Cliquez sur « Rechercher » pour accéder à la page détaillée de l’enregistrement du contrat de location
- Indiquez la ville et la rue du bien concerné
- Appuyez sur « RECHERCHER » en bas de page pour obtenir toutes les coordonnées du bureau compétent
Autre option : contactez le Centre de Contact Finance du SPF en semaine au 0257 257 57, entre 8h et 17h.
Délais à respecter pour l’enregistrement
Pour un bien destiné exclusivement à l’habitation principale d’une famille ou d’une personne physique, le délai à respecter est de deux mois après la signature du bail.
Si le bien n’est pas utilisé uniquement comme logement (locaux industriels, parkings, terrains…), la déclaration doit être effectuée dans les quatre mois suivant la signature. Si la date limite tombe un jour férié ou un dimanche, le délai est prolongé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.
Par exemple : un bail signé le 21 mai 2012 devait être enregistré au plus tard le 23 juillet 2012, les 21 et 22 juillet étant respectivement un jour férié et un dimanche.
Combien coûte l’enregistrement ?
Pour les logements servant exclusivement de résidence principale à une famille ou à une personne, l’enregistrement du bail est totalement gratuit.
Pour tout bien non exclusivement dédié à l’habitation (local commercial, terrain, parking…), l’opération est payante. Les frais s’élèvent à 0,2 % du total des loyers et charges dus pour toute la durée du bail.
À noter : si le bien couvre à la fois un logement et une activité commerciale dans un même contrat, le coût s’applique à l’ensemble. En cas de contrats séparés (un pour le logement, un autre pour la partie commerciale), l’enregistrement du bail d’habitation reste gratuit.
Mieux vaut ne pas dépasser les délais : toute demande tardive expose à des pénalités financières.
Inventaire et annexes : que faut-il enregistrer ?
L’inventaire des lieux doit être enregistré. Cette démarche reste gratuite dans les situations suivantes :
- L’inventaire est remis en même temps que le bail
- L’inventaire est transmis ultérieurement, mais accompagné de l’original et d’une copie du bail déjà enregistré gratuitement
- L’inventaire est transmis séparément, avec une attestation écrite confirmant que le bail a déjà été enregistré gratuitement
La copie de l’Arrêté Royal du 8 juillet 1997 et de l’annexe à celui du 4 mai 2007 n’a pas à être enregistrée séparément. Toutefois, si ces documents sont joints au contrat, ils seront enregistrés sans frais, même si le bail ne les mentionne pas expressément.
- L’Arrêté Royal du 8 juillet 1997 pose les exigences minimales en matière de sécurité, santé et salubrité pour les logements loués comme résidence principale
- L’annexe de l’Arrêté Royal du 4 mai 2007 informe bailleurs et locataires sur leurs droits et devoirs
Les autres documents, comme le certificat énergétique, ne nécessitent pas d’enregistrement spécifique. Mais s’ils sont annexés au contrat lors de l’enregistrement, ils le seront également gratuitement.
Où trouver un document conforme ?
Vous avez désormais compris toute l’importance d’enregistrer un bail, si vous louez ou vivez en Belgique. Mais puisque nous parlons de procédure, il est important de fournir au locataire un document conforme, sans quoi là encore, le bail risque d’être caduc. Nous vous rassurons, il y a peu de chance que votre locataire aille chercher ce petit détail, car la plupart des locations se passent bien et les deux protagonistes se quittent en de bons termes. Mais, comme dit le vieil adage “mieux vaut prévenir que guérir” et un document conforme ne vous prendra pas plus de temps à remplir, qu’un bail auquel il manque des informations ou avec des mentions erronées.
Il reste maintenant à savoir où vous pouvez trouver ce fameux document ?
Le premier réflexe est de chercher ce fameux document sur internet. Si, en plus, le document peut être obtenu gratuitement ce n’est que mieux. Hélas, la gratuité a un prix, car rien ne vous garantit que le document que vous allez trouver soit bien conforme et surtout bien à jour. L’autre problème, c’est que le document peut de temps à autre contenir un virus ou un cheval de Troie. De plus, les documents trouvés sur internet ne correspondent pas forcément à votre besoin et les modifier vous-même est plutôt risqué, surtout si vous n’avez aucune connaissance en droit.
Le mieux est sans doute de faire appel à votre assistance juridique, si vous en avez une ou de voir directement avec un avocat qui vous fournira un document parfaitement à jour. Mais tout le monde n’a pas les moyens de faire appel au service d’un avocat. Rassurez-vous, nous n’allons pas vous laisser sans solution. Il suffit de cliquer sur ce lien : https://www.rocketlawyer.com/fr/fr/document/bail-commercial-3-6-9. Vous pourrez créer le document en fonction de vos besoins. Il sera ensuite vérifié par un avocat, en cas de besoin. Vous pourrez ensuite l’imprimer et l’utiliser comme bail de location, en ayant la garantie que le document est conforme.
Un bail bien enregistré, des documents en règle, et la location file droit. L’administration n’aime pas l’à-peu-près : autant s’en souvenir avant de signer le moindre papier.
