Un règlement n’a pas besoin d’être gravé dans le marbre pour imposer ses frontières. Les réunions du conseil syndical, par exemple, dessinent une carte des droits d’accès bien plus retorse que ce que l’on imagine souvent. La question se pose : qui, en dehors des conseillers, a réellement sa place autour de la table ?
Il est facile de croire que l’immobilier peine à suivre la cadence de la numérisation. Certes, certains outils ont mis du temps à percer, mais aujourd’hui, des associations comme FrenchPropTech fédèrent près de 200 entreprises qui bousculent le secteur.
Depuis quelques années, des lois viennent redessiner le paysage. La loi ELAN de novembre 2018, par exemple, permet aux copropriétaires d’assister à l’assemblée générale annuelle en personne, par visioconférence ou via tout moyen électronique assurant leur identification. Une disposition devenue précieuse face aux contraintes sanitaires récentes.
Cependant, la réalité n’a rien de limpide. Nombre d’assemblées générales ont été paralysées par la crise du COVID-19, faute d’application concrète de la loi ELAN ou d’outils numériques adaptés. Les blocages techniques, les doutes sur la sécurité ou le manque de solutions fiables ont alimenté la confusion.
La loi ELAN autorise donc la dématérialisation des assemblées générales de copropriétaires. Encore faut-il que chaque participant soit identifié sans faille. Les copropriétaires disposent désormais de la possibilité d’exprimer leur voix par un formulaire de vote transmis avant l’assemblée. Le texte législatif précise également les usages de ce vote par correspondance. L’idée : renforcer l’implication des copropriétaires et faire grimper la participation.
L’AG, qu’elle se tienne dans une salle ou à distance, vise avant tout à ouvrir la porte à un maximum de participants. L’irruption du COVID-19 a changé la donne. L’enjeu n’est plus seulement d’encourager la mobilisation, mais tout simplement de garantir la tenue des assemblées et des prises de décision. Il faut donc bien distinguer la période d’exception liée à la pandémie, avec ses règles spécifiques, du régime général posé par la loi ELAN.
La solution du vote par correspondance pendant le confinement
Avec l’interdiction des rassemblements, la tenue d’assemblées générales traditionnelles est devenue impossible. La profession s’est alors tournée massivement vers le vote par correspondance. Polémique sur l’absence de débat mise à part, ce mécanisme a été utilisé à grande échelle durant cette parenthèse inédite. Revenons au cadre normal : la loi, dans son esprit, ne visait pas à supprimer le dialogue, mais à permettre à davantage de copropriétaires de prendre part à la vie de l’immeuble. Avant la pandémie, il était déjà possible d’assister physiquement ou à distance, la loi rendant ces deux modes compatibles. Il est utile de rappeler que les frais d’une AG dématérialisée sont à la charge du syndicat des copropriétaires.
Tour d’horizon des outils disponibles
Une fois le cadre posé, qu’en est-il des solutions concrètes ? Plusieurs logiciels professionnels facilitent le vote à distance. Parmi eux, POWIMO (SEIITRA) annonce une interface inédite pour organiser les assemblées : à ce jour, le service a permis la tenue de 20 200 AG, dont 6 310 entièrement à distance.
De nombreux éditeurs proposent des solutions permettant la tenue d’assemblées hybrides, mêlant présence physique et participation à distance via visioconférence ou audioconférence. Des startups comme SyndicAppi, AG Connect, CoProvisio ou SYMENT ont conçu des applications dédiées à la dématérialisation des AG.
Ces outils ne relèvent plus de la science-fiction. AG Connect revendique déjà plus de 800 assemblées générales tenues virtuellement ou en mode hybride, réunissant près de 60 000 participants. SYMENT affiche un taux de participation de 65 % (avec des pics à 85 %). AG Connect précise : « Désormais, chaque copropriétaire peut suivre son assemblée générale annuelle en présentiel, à distance, par correspondance ou par procuration ». Toute copropriété peut demander la dématérialisation de son AG, et personne ne peut s’y opposer.
Des pratiques qui évoluent
Les solutions techniques sont là, robustes, conformes à la réglementation. L’époque où l’on doutait de la faisabilité d’une AG en ligne semble loin. Aujourd’hui, les bénéfices sautent aux yeux. Olivier SAFAR, dirigeant du cabinet éponyme, souligne l’intérêt d’une AG dématérialisée, à condition de s’appuyer sur un extranet fiable pour les copropriétaires. Il tempère toutefois : tout faire à distance suppose d’accompagner les utilisateurs, de les former à ces nouveaux usages. À ses yeux, la vidéoconférence favorisera bientôt une participation élargie, mais il insiste sur la nécessité d’un accompagnement pédagogique, quitte à organiser des réunions explicatives en amont pour éviter les votes systématiquement négatifs, faute de compréhension.
Nicolas BEUN, du groupe SERGIC, partage son expérience : en 2020, 100 % de leurs AG ont été tenues, dont 92 % en présentiel et 8 % en visioconférence, soit 200 assemblées au total. Satisfait du partenariat avec AG Connect, il détaille le dispositif : chaque copropriétaire reçoit un lien personnel garantissant l’authentification, et l’outil trace les entrées et sorties lors de l’AG. Au moment du vote, le gestionnaire visualise en direct les résultats et repère d’éventuels manques de majorité. L’outil est interfacé avec leur logiciel métier pour l’envoi des convocations.
Cap sur de nouveaux usages
La visioconférence ne se limite plus à l’assemblée générale : les syndics l’utilisent désormais aussi bien avec les copropriétaires qu’avec le conseil syndical. Les exigences de la loi Climat et Résilience provoqueront de multiples échanges entre syndics et parties prenantes sur les futurs travaux de rénovation énergétique. La visioconférence facilite ces interactions, rend possibles des discussions plus nombreuses et plus accessibles. Pour accompagner ces évolutions, il faudra multiplier les explications sur la législation, les modalités de financement et les enjeux énergétiques. Plus la pédagogie s’intensifie, plus le vote devient fluide : la visioconférence s’impose alors comme un atout au service du syndic.
Les coûts de ces AG dématérialisées restent à la charge du syndicat des copropriétaires, mais il est judicieux de formaliser ces modalités par un contrat adapté à chaque copropriété. Les professionnels sont invités à mobiliser leurs clients selon l’outil retenu. Sinon, le syndic s’adaptera à la solution décidée par le syndicat.
Vers un nouvel équilibre
La généralisation des outils numériques dans l’organisation des assemblées générales vient bouleverser des habitudes bien installées. L’ambiance parfois solennelle ou théâtrale des AG traditionnelles laisse place à des séances plus courtes, des débats mieux structurés et des décisions accélérées.
Le secteur immobilier a vu émerger des solutions fiables, conformes à la réglementation. Reste la question des mentalités. L’adoption de ces outils demande de nouvelles méthodes, de la formation, un effort d’acculturation. Si la transition semble laborieuse, c’est moins la technique que la résistance au changement qui freine. Mais une fois le cap franchi, difficile d’imaginer revenir en arrière.
Aux professionnels d’évoluer rapidement, car la rénovation énergétique et le virage numérique s’imposent déjà. Le mouvement est lancé, et il pourrait bien attirer une nouvelle génération vers les métiers de la copropriété.
Pour approfondir le sujet, assistez gratuitement à la visioconférence « AG dématérialisée : les experts nous en parlent » animée par Christophe Voiret, le 29 avril à 17h.
